32 Std.
pro Monat wenden mittelständische Unternehmen im Schnitt für gesetzliche Vorgaben auf.
KfW-Mittelstandspanel, 2025KI-Agentur für kleine und mittlere Unternehmen
Von der Bestellung bis zum Kunden. Ihre Kernprozesse, automatisiert mit KI.
Bestellungen, Eingangsrechnungen, Angebote, Mahnungen: Wir nehmen Ihre Abläufe auf, prüfen, was eine KI zuverlässig übernehmen kann, und bauen die passende Lösung: mit Ihren bestehenden Programmen, mit angepassten Tools oder als eigene Anwendung. Zum Festpreis und mit wenigen Terminen.
- Festpreis-Angebot statt Stundenzettel
- In der Regel zwei Termine
- Anbinden, anpassen oder neu bauen
Bestellung
Bestellung_4711.pdf
von einkauf@musterbau.de
- E-Mail erkannt
- 12 Positionen ausgelesen
- Artikel & Preise geprüft
- Auftrag im ERP angelegt
Warum Automatisierung im Mittelstand jetzt zählt
82 %
der Mieterinnen und Mieter kontaktieren ihre Hausverwaltung noch per Telefon.
Bitkom01.01.2027
Start der E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
Wachstumschancengesetz, § 27 Abs. 38 UStGAblauf
KI-Automatisierung in drei Schritten
Kein Workshop-Marathon, keine Folienschlacht. Wir arbeiten mit dem, was in Ihrem Betrieb tatsächlich passiert.
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01
Prozess aufnehmen
Sie beantworten unseren Online-Prozess-Check und zeichnen ein paar typische Vorgänge am Bildschirm auf. Kein Termin vor Ort nötig.
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02
Automatisierbarkeit prüfen
Wir zeigen, welche Schritte eine KI zuverlässig übernimmt und wo ein Mensch entscheiden sollte. Danach erhalten Sie ein Festpreis-Angebot.
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03
Lösung bauen und betreiben
Wir binden Ihre vorhandenen Programme an, passen bewährte Tools an oder entwickeln eigene Anwendungen, wo nichts Passendes existiert. Betrieb und Pflege übernehmen wir.
Anwendungsfälle
Welche Prozesse sich automatisieren lassen
Die größten Hebel liegen selten in spektakulären KI-Projekten, sondern im Büroalltag: Dokumente lesen, Daten übertragen, nachfassen.
Bestellungen automatisch erfassen
Bestellungen kommen per E-Mail, PDF oder Fax. Die KI liest Artikel, Mengen und Lieferadressen aus, gleicht sie mit Ihren Stammdaten ab und legt den Auftrag in der Warenwirtschaft an.
Zum BeispielEingangsrechnungen automatisieren
Rechnungen erfassen, prüfen, kontieren und für die Freigabe vorbereiten. Auch als XRechnung oder ZUGFeRD.
Angebotserstellung automatisieren
Aus Anfrage, Aufmaß oder Leistungsverzeichnis entsteht ein Angebotsentwurf, den Sie nur noch prüfen.
Mahnwesen & Zahlungsabgleich
Offene Posten mit Kontoauszügen abgleichen, Zahlungserinnerungen im richtigen Ton verschicken.
Postfach & Kundenservice
Anfragen sortieren, Standardfragen beantworten, Vorgänge der richtigen Person zuweisen.
Retourenmanagement automatisieren
Reklamationen und Rücksendungen erfassen, Gründe zuordnen, Gutschrift oder Ersatz anstoßen.
Reporting & Dokumente
Monatsberichte, Protokolle und wiederkehrende Schreiben entstehen automatisch aus Ihren Daten.
Referenz
Auftragserfassung ohne Abtippen
Ein kleines Handelsunternehmen erhielt Bestellungen in allen Formen: als E-Mail-Text, PDF-Anhang oder eingescanntes Formular. Jede wurde von Hand in die Warenwirtschaft übertragen.
Vorher
- Bestellung öffnen, lesen, abtippen
- Artikelnummern von Hand suchen
- Rückfragen per Telefon
Nachher
- KI erkennt und liest jede Bestellung
- Abgleich mit Stammdaten automatisch
- Team prüft nur noch Ausnahmen
Branchen
KI für kleine Unternehmen, Branche für Branche
Wir konzentrieren uns auf Betriebe, in denen viel Papier, viele E-Mails und wiederkehrende Abläufe zusammenkommen.
Großhandel & Hersteller
Auftragserfassung, Lieferavis, Retourenmanagement und Rechnungseingang.
Handwerk
Anfragen sortieren, Angebote vorbereiten, Termine abstimmen, Rechnungen schreiben.
Hausverwaltung
Mieteranfragen bündeln, Schadensmeldungen erfassen, Handwerker beauftragen.
Kanzleien & Buchhaltung
Fehlende Belege anfordern, Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Daten vorbereiten.
Rechner
Was kostet Sie manuelle Routine?
Tragen Sie Ihre eigenen Werte ein. Der Rechner zeigt, wie viel Arbeitszeit in einem einzelnen Vorgang steckt, etwa in der Auftragserfassung oder im Rechnungseingang.
Pflicht ab 2027
E-Rechnung-Pflicht 2027: Sind Sie betroffen?
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft empfangen können. Die Pflicht zum Ausstellen kommt in zwei Stufen.
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01.01.2025
Empfangspflicht für alle Unternehmen
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01.01.2027
Ausstellungspflicht bei mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr
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01.01.2028
Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen
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Ausgenommen vom Ausstellen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Förderung
Zuschuss vom Land? Wir prüfen das für Sie.
Mehrere Bundesländer bezuschussen Digitalisierungs- und KI-Projekte, die ein externer Dienstleister umsetzt. Im Prozess-Check prüfen wir, welches Programm für Ihren Betrieb in Frage kommt, und bereiten Angebot und Unterlagen passend vor. Den Antrag reichen Sie selbst ein, so verlangen es die Programme.
- Förderfähigkeit im Prozess-Check geprüft
- Angebot und Vorhabenbeschreibung förderkonform
- Projektstart erst nach Antrag bzw. Bestätigung
Antragsfenster
Digitalbonus.Bayern (Standard / Plus)
50 %, max. 7.500 € (Standard) bzw. 30.000 € (Plus)
Neue Anträge ab 01.12.2026, 10:00 Uhr (Monatskontingent)
Details zum ProgrammStand: 12.11.2026. Kein Rechtsanspruch auf Förderung, Bedingungen im Einzelfall.
Warum wir
Eine KI-Agentur, die Ihre Zeit respektiert
Festpreis
Sie wissen vor dem Start, was ein Prozess kostet. Keine offenen Stundenkontingente.
Wenige Termine
Aufnahme online, Abstimmung asynchron. Meist reichen Kick-off und Abnahme.
Was Ihr Prozess braucht
Vorhandenes anbinden, Tools anpassen oder eigene Anwendungen bauen: Wir wählen je Prozess das Passende, nicht das, was wir gerade verkaufen.
Klein und spezialisiert
Sie sprechen direkt mit den Menschen, die Ihre Lösung bauen und betreiben.
Prozess-Check
Ein Prozess. Ein Festpreis.
Beschreiben Sie einen Ablauf, der Ihr Team Zeit kostet. Wir melden uns mit einer Einschätzung, welche Schritte sich automatisieren lassen, und einem Festpreis-Angebot.
- Dauert rund 10 Minuten
- Kein Verkaufsgespräch nötig
- Unverbindlich
FAQ
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung
Was kostet KI-Automatisierung für ein kleines Unternehmen?
Nach dem Prozess-Check erhalten Sie ein Festpreis-Angebot für genau einen klar abgegrenzten Prozess. Sie wissen vor Projektstart, was es kostet, und zahlen keine offenen Stundenkontingente.
Wird KI-Automatisierung gefördert?
In mehreren Bundesländern ja, etwa über den Digitalbonus.Bayern, BIG-Digital in Brandenburg oder die KI-Förderrichtlinie in Mecklenburg-Vorpommern. Bundesweit gibt es derzeit keinen Zuschuss für die Umsetzung. Wir prüfen im Prozess-Check, welches Programm passt, und bereiten die Unterlagen vor. Den Antrag stellt Ihr Unternehmen selbst. Übersicht nach Bundesland.
Müssen wir unsere bestehende Software wechseln?
Nein, aber Sie können. Wir entscheiden je Prozess, was am besten passt: vorhandene Werkzeuge anbinden (E-Mail-Postfach, Warenwirtschaft, ERP, DATEV-Export), bewährte Tools an Ihren Betrieb anpassen oder eine eigene Anwendung bauen, etwa ein Bestellportal oder eine Freigabe-Übersicht. Sie bekommen keine Software von der Stange, sondern das, was zu Ihrem Ablauf passt.
Wie viele Termine braucht ein Projekt?
In der Regel zwei: ein Kick-off und eine Abnahme. Die Prozessaufnahme läuft über einen Online-Check und kurze Bildschirmaufnahmen, die Ihr Team nebenbei erstellt.
Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform möglich?
Ja, wenn sie richtig aufgesetzt ist. Wir legen vor Projektstart fest, wo Daten verarbeitet werden und welches Sprachmodell zum Einsatz kommt, und schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Ihnen.
Was bedeutet die KI-Verordnung für unser Unternehmen?
Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689, dass Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen. Zu jedem Projekt gehört deshalb eine Einweisung Ihres Teams.